Cách các nhà lãnh đạo trong ngành quản lý thời gian của họ

Tập trung vào các trách nhiệm chính của bạn, như thúc đẩy doanh số bán hàng và đưa công ty của bạn phát triển, có thể là một chủ doanh nghiệp hoặc nhà lãnh đạo gặp khó khăn. Do đó, điều quan trọng là phải quản lý tốt thời gian của bạn.

Điều này có nghĩa là bạn cần phải hoàn thành mọi thứ? Không. Điều đó không thực tế. Thay vào đó, vào cuối ngày, bạn cảm thấy hoàn thành và hài lòng mà không bị kiệt sức.

Bạn sẽ tìm thấy một số cách mới (hoặc lời nhắc) để cân bằng trách nhiệm của mình với danh sách các mẹo quản lý thời gian dành cho các nhà lãnh đạo này.

1. Giữ cho lịch của bạn luôn mới.

Các nhà lãnh đạo thường rất khó từ chối lời mời họp. Có vẻ như bạn đang vi phạm các tiêu chuẩn nếu bạn từ chối lời mời. Bạn có thể ngạc nhiên về việc có bao nhiêu cuộc họp mà bạn đã tham dự vào tuần trước là vô ích khi được đánh giá thêm.

Khái niệm tương tự có thể được áp dụng cho tất cả các mục lịch của bạn. Ví dụ, thật hợp lý khi tham dự các buổi gặp mặt của ngành công nghiệp địa phương để kết nối hai năm trước. Tuy nhiên, với nhiều thứ hơn trên đĩa của bạn, điều này mâu thuẫn với các ưu tiên hàng đầu của bạn. Hoặc, có thể bạn đã từng đội nhiều mũ khi doanh nghiệp của bạn đang phát triển. Tuy nhiên, bây giờ bạn có thể giảm tải một số nhiệm vụ ít quan trọng hơn của mình với một nhóm lớn hơn.

Thường xuyên xem lại lịch của bạn và xóa bất kỳ mục nào không phải là ưu tiên. Bằng cách này, nó sẽ không bị lộn xộn . Bạn thậm chí có thể ngạc nhiên rằng bạn đã mở khóa một số khối thời gian miễn phí. Và, như một đặc quyền bổ sung, nó giúp cho việc nói “không” với lãng phí thời gian trở nên dễ dàng hơn nhiều.

2. Hãy định hướng chương trình làm việc.

Trong nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard này , 27 CEO hoạt động hiệu quả nhất của các công ty giao dịch công khai trị giá trung bình 1,3 tỷ USD đã được theo dõi suốt ngày đêm. Họ đã theo dõi hơn 60.000 giờ trong suốt ba tháng với sự giúp đỡ của các trợ lý điều hành của họ. Mục đích của nghiên cứu là phân tích và đưa ra các khuyến nghị về cách có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Tôi sẽ không xem lại kết quả của toàn bộ nghiên cứu. Tuy nhiên, tôi muốn nhấn mạnh sự thật rằng những cá nhân này được định hướng theo chương trình nghị sự.

Michael E. Porter và Nitin Nohria lưu ý: “Các CEO giám sát nhiều đơn vị tổ chức và quy trình làm việc và vô số loại quyết định. “Nghiên cứu của chúng tôi phát hiện ra rằng họ nên có một chương trình làm việc cá nhân rõ ràng và hầu hết các giám đốc điều hành đều có một chương trình này”. Một chương trình làm việc được xác định rõ ràng giúp CEO tiết kiệm tối đa quỹ thời gian có hạn của họ. Các khu vực bầu cử ồn ào nhất sẽ được ưu tiên nếu không có một khu vực bầu cử nào và các nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ không được hoàn thành.

Có một chương trình làm việc tốt sẽ giúp CEO xác định các ưu tiên của họ trong những tháng tới, đôi khi là nhiều năm. “Nhưng nó không phải là đơn chiều; đúng hơn, nó là một ma trận bao gồm các lĩnh vực rộng hơn để cải tiến và các vấn đề cụ thể cần được giải quyết. Nó kết hợp các mục tiêu có thời hạn với các ưu tiên có kết thúc mở hơn, ”họ nói thêm.

“Việc phân bổ thời gian phù hợp với ưu tiên hàng đầu của các CEO là rất quan trọng, chúng tôi khuyên các CEO hàng quý nên xem lại lịch trình của họ trong giai đoạn trước có phù hợp với chương trình cá nhân của họ hay không,” các tác giả khuyên. “Họ cũng nên cập nhật chương trình làm việc để phản ánh hoàn cảnh hiện tại.”

3. Suy nghĩ về các nhiệm vụ về các khoản nợ và tài sản.

Sujan Patel nói với RescueTime : “Chìa khóa để quản lý thời gian là suy nghĩ về các nhiệm vụ của bạn về các khoản nợ và tài sản . Nhưng, chính xác thì điều đó có nghĩa là gì?

“Nói cách khác, nhiệm vụ nào cho bạn thời gian, và nhiệm vụ nào lấy đi? “Nico Prins giải thích trong bài báo.

Chi phí thiết lập tài sản thời gian thường thấp và kết quả là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn trong tương lai. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sắp xếp hợp lý các quy trình, tự động hóa công việc hoặc ủy quyền công việc, Prins cho biết thêm.

Vấn đề với các khoản nợ thời gian là chúng khó tính hơn. Trong hầu hết các trường hợp, có hai loại;

Các công việc tốn nhiều thời gian mà không giải phóng thêm xuống dòng . Những điều này sẽ phải được thực hiện trong nhiều trường hợp, nhưng chúng có thể được tự động hóa hoặc được ủy quyền. Một ví dụ là trả lời email.

Các nhiệm vụ tạo ra nhiều công việc hơn cho bạn sau này. Đây là một ví dụ kinh điển về việc bắt đầu lại nếu bạn không đạt được điều gì đó phù hợp ngay lần đầu tiên.

Sujan nói rằng các tài sản tiềm năng nên được công nhận trước khi chúng chuyển thành nợ. Điều này bao gồm các nhiệm vụ ủy quyền mà không có đầy đủ hướng dẫn.

Có xu hướng cho rằng mọi người đều có nền tảng kiến ​​thức giống nhau, Prins nói. Tuy nhiên, làm như vậy có thể dẫn đến sự mơ hồ và không rõ ràng.

Để tránh điều này, Sujan khuyên bạn nên tạo các bản tóm tắt chi tiết và chính xác. Sau đó, chỉ với một chút nỗ lực, một khoản nợ tiềm năng có thể thay đổi từ một khoản nợ phải trả thành một tài sản.

4. Giải quyết các nhiệm vụ theo đúng thứ tự.

Tất cả chúng ta đều có xu hướng rơi vào cùng một cái bẫy: dành quá nhiều thời gian cho những thứ dễ dàng. Bạn có thể cảm thấy hiệu quả khi trả lời tất cả các email, sắp xếp các tệp máy tính và dọn dẹp bàn làm việc của mình, nhưng có thể những việc đó không phải là điều quan trọng và khẩn cấp nhất.

Vì lý do này, rất nhiều người tin rằng họ nên xác định nhiệm vụ quan trọng nhất của họ (MIT) vào buổi sáng và giải quyết nó trước. Vì nhiều người tỉnh táo và tràn đầy năng lượng nhất vào buổi sáng nên đây là thời điểm hoàn hảo để giải quyết những vấn đề cấp bách nhất của bạn.

Sau đó, bạn có thể từ từ thực hiện theo cách của mình thông qua các hoạt động “nên làm” khi bạn đã hoàn thành tất cả các hoạt động “phải làm”.

5. Giảm khối lượng công việc ảo.

Deanna Ritchie viết trong một bài báo khác trên Lịch : “Khối lượng công việc ảo được đặt ra bởi Marilyn Paul, Ph. D. và David Peter Stroh . Khối lượng công việc ma "là công việc không chủ ý được tạo ra khi mọi người sử dụng các phím tắt phù hợp nhưng không hiệu quả hoặc tránh thực hiện những việc như cần thiết."

Chúng bao gồm các nhiệm vụ phức tạp như:

Làm rõ sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị

Đặt những câu hỏi thách thức những gì mơ hồ hoặc không thực tế

Xác định và giải quyết xung đột

Làm rõ và hợp lý hóa các quy trình ra quyết định

Cung cấp phản hồi thẳng thắn, mang tính xây dựng

Phân biệt mọi người bằng các biện pháp trừng phạt và phần thưởng

Khởi động các dự án sáng tạo

Đưa ra các quyết định yêu cầu đầu tư vào các chương trình hoặc dự án

“Khi không được giải quyết, khối lượng công việc ảo sẽ dẫn đến nhiều hậu quả khác nhau như làm việc lại, các cuộc họp không hiệu quả, xung đột tổ chức và các mối quan hệ rạn nứt,” Deanna. Hơn nữa, khối lượng công việc ảo cũng là nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí thời gian vì bạn phải giải quyết “cùng một vấn đề lặp đi lặp lại”. Cuối cùng, công việc ma "dẫn đến căng thẳng lớn hơn và sự miễn cưỡng hoặc không có khả năng tham gia vào các nhiệm vụ khó khăn."

Làm thế nào bạn có thể chống lại? Deanna gợi ý những điều sau đây;

Đặt mục tiêu thực tế có giới hạn.

Lên kế hoạch cho ngày mai vào đêm hôm trước.

Hãy bảo vệ thời gian của bạn, chẳng hạn như loại bỏ phiền nhiễu và không chấp nhận mọi yêu cầu về thời gian.

Yêu cầu giúp đỡ thông qua ủy quyền.

Sử dụng các công cụ phù hợp. Ví dụ: Lịch sắp xếp hợp lý quá trình lập lịch bằng cách loại bỏ thông tin liên lạc qua lại.

6. Hạn chế các quyết định nhỏ.

Roy F. Baumeister, nhà tâm lý học nghiên cứu về sự mệt mỏi khi ra quyết định và là đồng tác giả của cuốn sách “Sức mạnh ý chí: Khám phá lại sức mạnh vĩ đại nhất của con người cho biết: “ Đưa ra quyết định sử dụng chính sức mạnh ý chí mà bạn sử dụng để nói không với bánh rán, ma túy hoặc quan hệ tình dục bất chính . ”

Cũng như khi nâng tạ, bạn chỉ có thể nâng tạ nhiều lần trước khi cơ bắp từ bỏ bạn khi bạn quyết định hoặc tránh bị cám dỗ.

Baumeister nói với New York Times : “Đó là ý chí tương tự mà bạn sử dụng để lịch sự hoặc đợi đến lượt mình, lê mình ra khỏi giường hoặc nhịn đi vệ sinh . “Khả năng đầu tư đúng đắn hoặc quyết định tuyển dụng của bạn có thể bị giảm chỉ đơn giản là vì bạn đã tiêu hao một số ý chí của mình trước đó khi bạn giữ chặt miệng trước nhận xét công kích của ai đó hoặc khi bạn nỗ lực để đến cuộc họp đúng giờ.”

Một số doanh nhân và nhà lãnh đạo giỏi nhất mặc trang phục giống nhau mỗi ngày để giữ cho bộ não của họ nhạy bén bằng cách tránh những quyết định nhỏ. Mặc dù bạn không cần phải đi đến mức đó, hãy tập trung vào bức tranh lớn bằng cách bỏ qua những chi tiết nhỏ.

7. Tránh quy tắc họp 25 phút.

Rebecca Newton viết trên Forbes : “Mọi người thường xuyên tham gia các cuộc họp kéo dài quá lâu, thường ít liên quan trực tiếp đến họ . “Một câu trả lời có thể là đưa ra quy tắc họp tối đa 25 phút (hoặc tương tự).”

“Nhưng sự sửa chữa tưởng chừng như nhanh chóng này có thể làm suy yếu sự hợp tác và sáng tạo, vốn thường đòi hỏi nhiều thời gian hơn, cho mọi người không gian để động não,” cô nói thêm. Hãy hành động chống lại gốc rễ của vấn đề bằng cách thách thức các nhà quản lý liên tục kiểm tra và đảm bảo rằng những người phù hợp đang ở trong phòng và khuyến khích họ thực hiện một số cuộc trò chuyện “ngoại tuyến”.

8. Ở KHÔ.

Năm 1999, Andy Hunt và Dave Thomas giới thiệu cụm từ “đừng lặp lại chính mình” trong cuốn sách Lập trình viên thực dụng của họ . Theo định nghĩa của họ, DRY yêu cầu “mọi phần kiến ​​thức phải có một đại diện duy nhất, rõ ràng, có thẩm quyền trong hệ thống.”

Việc lặp lại mã có thể được giảm thiểu bằng cách sử dụng các kỹ thuật DRY trong kỹ thuật phần mềm. Khi thích hợp, người viết mã hợp lý hóa việc mã hóa bằng cách sử dụng các nguồn có thể tái sử dụng, hay còn gọi là “đoạn mã”. Đây là lý do tại sao cái tên “đừng lặp lại chính mình” được sử dụng, người đồng sáng lập kiêm Giám đốc điều hành của Calendar, John Rampton giải thích.

Ông nói thêm: “Ngoài việc tiết kiệm thời gian, việc viết cùng một thứ nhiều lần có nghĩa là sẽ có ít chỗ cho lỗi của con người hơn. “Sau tất cả, nếu bạn mắc sai lầm một lần, bạn có thể sẽ mắc nó hai lần. Thêm vào đó, nếu bạn quyết định thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn chỉ phải thực hiện điều này một lần ”.

Tóm lại, càng ít mã thì càng tốt. Điều này tiết kiệm thời gian và năng lượng. Việc bảo trì cũng dễ dàng hơn nhiều. Và có ít nguy cơ phát sinh lỗi hơn.

Làm thế nào các nhà lãnh đạo có thể sử dụng khái niệm này để quản lý thời gian của họ tốt hơn? Bằng cách xác định nơi bạn đang lặp lại chính mình - như với khối lượng công việc ảo.

Để bắt đầu, hãy viết nhật ký mỗi ngày trong một hoặc hai tuần. Sau đó, để có hình ảnh đẹp hơn, hãy theo dõi thời gian của bạn trong ít nhất một tháng. Bằng cách đó, bạn có thể thấy cách bạn sử dụng thời gian của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể xác định các trường hợp ít phổ biến hơn bằng cách sử dụng phương pháp này.

John nói: “Hy vọng rằng bây giờ bạn đã có cái nhìn tổng thể về các nhiệm vụ của mình. “Tiếp theo, bạn cần quyết định nhiệm vụ nào phù hợp nhất với DRY.” Lý tưởng nhất là bạn nên đề phòng các nút thắt cổ chai, điểm đau, các công việc tốn thời gian và các hoạt động mà bạn lặp lại. Sau đó, bạn có thể tạo mẫu, tự động hóa các tác vụ thường ngày và ủy quyền các nhiệm vụ cụ thể cho người khác.

9. Tạo quy tắc "nếu-thì".

Không có gì lạ khi một ngày của nhà lãnh đạo có những khoảng thời gian bị gián đoạn liên tục. Hơn nữa, lịch trình của bạn có thể thay đổi vào phút cuối vì bạn cần phải dập lửa . Và, vì vị trí của bạn mang quá nhiều trách nhiệm, nên bạn sẽ dễ dàng chuyển hướng sự chú ý khỏi những ưu tiên hàng đầu của mình.

Do đó, việc đặt quy tắc if-then sẽ tự động hóa những gì bạn phải làm trong bất kỳ trường hợp nào được đề cập ở trên. Tại sao? Những quy tắc này làm giảm khối lượng công việc của bạn và cho phép nhân viên của bạn làm việc độc lập. Và, bằng cách yêu cầu nhóm của bạn tìm ra giải pháp, bạn có thể tránh sắp xếp lại toàn bộ lịch trình của mình.

Ví dụ: một khách hàng nổi tiếng đang đe dọa đưa doanh nghiệp của họ đi nơi khác. Nếu điều này xảy ra, thì bạn có thể yêu cầu đối tác kinh doanh của mình thực hiện cuộc họp nhóm đã lên lịch.

10. Đừng rô bốt kiểm tra email của bạn.

Đừng để hộp thư đến kiểm soát cuộc sống của bạn.

Tôi chắc rằng bạn đã nghe lời khuyên đó rất nhiều lần. Nhưng, nó vẫn lặp lại. Rốt cuộc, một cuộc khảo sát của Adobe cho thấy mọi người dành trung bình 3,1 giờ mỗi ngày để gửi và kiểm tra email một mình. Vì vậy, con số đó lên tới 15,5 giờ một tuần và 20 tuần một năm đáng kinh ngạc!

Điều cần thiết là phải đặt thời gian đều đặn mỗi ngày trong lịch của bạn khi bạn đọc và trả lời tin nhắn. Và quan trọng hơn, tránh bị phân tâm bởi các ping và cửa sổ bật lên liên tục mà bạn sẽ gặp phải suốt cả ngày. Cá nhân tôi làm điều này ba lần: vào buổi sáng trước khi làm việc, sau khi ăn trưa và ngay trước giờ đóng cửa.

Hơn nữa, hãy tắt thông báo đẩy và các cảnh báo khác nếu bạn không thể ngừng kiểm tra hộp thư đến của mình trong ngày. Và, để tránh kiểm tra điện thoại vào nửa đêm hoặc sáng sớm, hãy tắt điện thoại khi bạn đi ngủ.

Ngoài ra, hãy đảm bảo đồng nghiệp và nhân viên của bạn biết khi nào bạn sẽ có mặt trên mạng điện tử - chia sẻ lịch của bạn và tạo thông báo “vắng mặt” tự động sẽ giúp việc này dễ dàng hơn. Đừng quên thông báo với họ rằng bạn sẽ chỉ trả lời email trong những giờ được chỉ định. Trong giờ "ngoại tuyến", bạn chỉ được liên hệ với những vấn đề "khẩn cấp".

11. Ủy nhiệm thiết kế trước.

Là một nhà lãnh đạo, ủy quyền là một phần thiết yếu trong việc quản lý thời gian của bạn. Lãnh đạo là xác định những gì họ có đủ điều kiện duy nhất để làm và ưu tiên những nhiệm vụ đó trong khi giao cho người khác. Luôn xem xét điểm mạnh và năng lực của nhân viên khi giao nhiệm vụ cho họ.

Một sự cân nhắc khác? Đừng quản lý vi mô. Khi bạn giao bóng cho một thành viên trong nhóm, hãy để họ chạy với nó - ngay cả khi đó không phải là cách bạn làm.

Các chuyên gia như Don Jacobson khuyên bạn nên sắp xếp mọi đăng ký hoặc các cuộc trò chuyện tiếp theo trong cuộc họp ủy quyền ban đầu để tối ưu hóa việc quản lý thời gian. Do đó, cả bạn và nhân viên đều có thể lên kế hoạch cho lịch trình của mình phù hợp, để cả hai biết khi nào nên nói chuyện lại.